Een bruikbaar stuk

Een groot project lukt zelden in één beweging. Er is te weinig geld, te weinig mensen, te weinig informatie, of het lukt niet het lopende werk stil te leggen voordat het nieuwe klaar is.

In zulke gevallen deel je een project beter niet zomaar in etappes op, maar in bruikbare toestanden. Na elke etappe moet het systeem al iets kunnen.

Een slechte opdeling ziet er zo uit:

1. alles wat bestaat afbreken;

2. een paar maanden het nieuwe bouwen;

3. aan het eind hopen dat het werkt.

Een goede zo:

1. een minimaal werkend deel in gebruik nemen;

2. het testen;

3. een kleine hoeveelheid overzetten;

4. verhelpen wat je tegenkomt;

5. het systeem uitbreiden;

6. het oude pas uitzetten nadat het nieuwe zich bewezen heeft.

Soms moet een tussenoplossing later worden weggegooid. Dat is niet per se verlies. Een tijdelijke trap wordt ook niet zinloos doordat hij na het afbouwen van het gebouw wordt weggehaald.

De prijs van een tussenetappe is gerechtvaardigd als die etappe:

• al nut oplevert;
• het risico verlaagt;
• gegevens oplevert;
• het mogelijk maakt te stoppen zonder ramp;
• de werking van het bestaande systeem in stand houdt;
• een fout ontdekt vóór de volle schaal.

Een halfvoltooid geheel is vooral gevaarlijk doordat het middelen opslokt maar nog geen resultaat oplevert. Tien bijna afgeronde projecten kunnen de indruk wekken van enorme bedrijvigheid en verbazend weinig nut.

Een werkend klein resultaat is meestal waardevoller dan een grandioze constructie die nut gaat opleveren direct na nog één kwartaal, nog één goedkeuring en een gunstige stand van de planeten.

Tussentijds nut is vooral belangrijk bij het vervangen van een werkend systeem: het oude mag je niet vernietigen alleen omdat het nieuwe al mooi getekend is.

Alle ramen eruit halen kan in één dag. De nieuwe laten drie weken op zich wachten. Het oude programma uitzetten kan met één besluit. Daarna blijkt dat het nieuwe een handeling niet kan uitvoeren die „niemand meer gebruikt”, op de boekhouding, het magazijn en de helft van de klanten na.

Zolang de vervanging niet werkt, blijft het oude systeem de verzekering. Het kan onhandig zijn, ondoelmatig en iedereen allang irriteren. Maar zijn gebreken zijn bekend. De gebreken van de nieuwe oplossing bestaan voorlopig vooral in de toekomende tijd.

Daarom is het waar mogelijk nuttig geleidelijk te vervangen:

• één raam;
• één deel;
• één team;
• één datasoort;
• één functie;
• één werkproces.

Twee systemen parallel laten draaien kost meer. Maar het maakt het mogelijk resultaten te vergelijken en terug te gaan.

Een volledige overstap is gerechtvaardigd wanneer een geleidelijke onmogelijk is, wanneer het oude systeem zelf gevaar oplevert of wanneer de kosten van parallel draaien onaanvaardbaar zijn. Maar dat besluit hoort een bewust risico te zijn en geen bijverschijnsel van de wens om zo snel mogelijk een leeg terrein te zien.

Een keuken wordt precies zo verbouwd, alleen zelden volgens plan. Eerst gaat het oude meubilair eruit, want het staat in de weg, en drie weken lang doet het gezin de afwas in de badkamer, warmt het eten op in een magnetron op de vensterbank en eet staand. Nut levert die etappe niet op: ze kookt niet en brengt de nieuwe keuken niet dichterbij, maar ze laat wel zien hoeveel handelingen op die oude gootsteen rustten. De andere volgorde — het nieuwe blok langs de vrije muur opbouwen en aansluiten en het oude pas na het eerste bereide avondeten weghalen — kost meer en ziet er precies die drie dagen belachelijk uit dat er twee keukens staan.

Het verschil tussen die twee verbouwingen zit niet in de zorgvuldigheid, maar in wie de looptijd betaalt. In het eerste geval betaalt het gezin de onzekerheid, dagelijks, met een avondmaal op de vensterbank. In het tweede de opdrachtgever, één keer, met geld. Meestal is dat goedkoper.