Zolang de taak jong is

Een nieuwe taak bevat meer informatie dan het lijkt.

We herinneren ons het gesprek nog, begrijpen de context, weten waar de materialen liggen en kunnen onduidelijkheden navragen bij iemand die zich voorlopig ook nog herinnert waarover hij sprak. Over een week rest een korte notitie „uitzoeken met het ventiel”, plus een vaag gevoel dat het ventiel belangrijk was.

Je hoeft niet alles meteen uit te voeren. Het is al nuttig een taak te verwerken op het moment dat je hem krijgt:

• begrijpen wat er nodig is;
• het resultaat noteren, niet alleen het onderwerp;
• de termijn nagaan;
• de eerste stap bepalen;
• uitzoeken of er gegevens van anderen nodig zijn;
• die vooraf opvragen;
• tijd reserveren.

Huiswerk dat je vandaag krijgt, kun je maar beter vandaag openslaan. Misschien blijkt het eenvoudig. Misschien vergt het een boek dat er niet is, een programma dat niet installeert of uitleg over een onderwerp dat de klas zogenaamd al heeft gehad.

Een vroege blik verandert een verrassing in gewoon werk.

Dat geldt vooral voor taken met wachttijd: documenten, goedkeuringen, leveringen, antwoorden, een afspraak bij een specialist. Je eigen werk kan tien minuten kosten, terwijl het hele proces een maand duurt. Stel je die tien minuten uit tot de laatste week, dan toont de kalender geen medelijden.

Taken afhandelen naarmate ze binnenkomen betekent niet dat inkomende berichten je dag mogen besturen. Tussen onmiddellijke uitvoering en volledige vergetelheid bestaat een normale volwassen procedure: aannemen, begrijpen, een termijn vaststellen en neerleggen op een plek waar de taak op tijd terugkomt.

Het geheugen is daar slecht voor. Het houdt zichzelf voor een creatief systeem en houdt niet van routineverplichtingen.

Een vroege blik is vooral belangrijk bij processen waarin het resultaat zich opstapelt en niet in de laatste nacht met inspanning is uit te persen.

Een taal vraagt herhaling. Het lichaam training en herstel. Een reputatie meerdere bevestigingen. Een boom groeit volgens zijn eigen kalender en reageert slecht op een motiverende toespraak van de eigenaar van het perceel.

Vandaar dat een vroege start vooral belangrijk is waar het resultaat zich opstapelt of van wachten afhangt:

• documenten indienen;
• leren;
• gezondheid;
• sparen;
• relaties;
• een langdurige vakvaardigheid.

Vroeg beginnen betekent niet je hele leven onmiddellijk aan de taak wijden. Soms volstaat het het proces te openen: je inschrijven, een aanvraag versturen, de eerste training doen, een klein bedrag opzijzetten.

De kalender gaat pas werken na de eerste handeling.

Bestaat een groot deel van de termijn uit wachten, dan is de belangrijkste handeling: de kalender zo vroeg mogelijk starten.

Over een jaar is het toch over een jaar. Alleen zonder antwoord, zonder taal en zonder begonnen herstel.

Vraagt het resultaat kalendertijd, dan is het nuttig zo vroeg mogelijk juist de kalender te starten:

• een aanvraag indienen;
• in de wachtrij gaan staan;
• een spaarrekening openen;
• de aanvraagprocedure beginnen;
• een zeldzaam onderdeel bestellen;
• je voor een cursus inschrijven;
• een boom planten.

Daarna is het wachten niet meer leeg.

Natuurlijk is niet elk lang proces het starten waard. Wachttijd bewijst niet de waarde van het resultaat. Sommige wachtrijen leiden naar dingen die we niet nodig hebben, en sommige talen worden uitsluitend gekozen uit schuldgevoel tegenover een mooi leerboek.

Is het besluit al genomen en blijft de termijn het voornaamste obstakel, dan verkort uitstel die termijn niet. Het verschuift alleen het beginpunt van de telling.

Het is vooral nuttig om handelingen die arbeid vragen te scheiden van handelingen waarna je alleen nog hoeft te wachten. De eerste moet je plannen. De tweede starten.

Een regel in een lijst ziet er op de dag van ontvangst hetzelfde uit als een maand later. Het verschil is dat je op de dag van ontvangst nog weet: de verklaring moet een stempel hebben, hij wordt niet door personeelszaken maar door de boekhouding afgegeven, en de vrouw van de boekhouding gaat op de vijftiende met vakantie. Een maand later resteert het woord „verklaring” en de overtuiging dat het een kwestie van vijf minuten is. Vijf minuten gaan er inderdaad naar het invullen. En nog drie weken naar het opnieuw uitzoeken van al het overige.

De taak zelf bederft niet van het liggen. Wat bederft, is de context eromheen: mensen wisselen van baan, links openen niet meer, een afspraak wordt verschillend onthouden. Een verse taak is een taak plus gratis documentatie die later niemand meer gaat schrijven.