Tant que la tâche est jeune

Une tâche nouvelle contient plus d’informations qu’il n’y paraît.

On se souvient encore de la conversation, on comprend le contexte, on sait où sont les documents et on peut lever une ambiguïté auprès de quelqu’un qui, lui aussi, se rappelle encore ce qu’il a dit. Dans une semaine, il ne restera qu’une note laconique, « régler la question de la vanne », et la vague impression que la vanne était importante.

Il n’est pas obligatoire de tout faire immédiatement. Il est utile, au minimum, de traiter la tâche au moment où on la reçoit :

• comprendre ce qui est demandé ;
• noter le résultat attendu, et pas seulement le sujet ;
• vérifier l’échéance ;
• définir la première étape ;
• déterminer si des données d’autrui sont nécessaires ;
• les demander à l’avance ;
• réserver du temps.

Un devoir reçu aujourd’hui mérite au moins d’être ouvert aujourd’hui. Il se révélera peut-être simple. Il exigera peut-être un livre qu’on n’a pas, un logiciel qui refuse de s’installer, ou l’explication d’un chapitre que la classe est censée avoir déjà vu.

Un coup d’œil précoce transforme la mauvaise surprise en travail ordinaire.

C’est particulièrement vrai pour les tâches à temps d’attente : documents, validations, livraisons, réponses, rendez-vous chez un spécialiste. Le travail propre peut prendre dix minutes, et le processus entier un mois. Si l’on repousse ces dix minutes à la dernière semaine, le calendrier ne fera preuve d’aucune compassion.

Traiter les tâches à mesure qu’elles arrivent ne veut pas dire laisser les messages entrants commander la journée. Entre l’exécution immédiate et l’oubli total existe une procédure adulte normale : accepter, comprendre, fixer une échéance et déposer la chose là d’où elle reviendra à temps.

La mémoire convient mal à cet usage. Elle se considère comme un système créatif et n’aime pas les engagements de routine.

Le coup d’œil précoce compte surtout pour les processus dont le résultat s’accumule et ne peut pas être extorqué par un effort la dernière nuit.

Une langue demande de la répétition. Le corps, de l’entraînement et de la récupération. La réputation, plusieurs confirmations. Un arbre pousse selon son propre calendrier et réagit mal au discours de motivation du propriétaire du terrain.

De là, le démarrage précoce importe surtout là où le résultat s’accumule ou dépend de l’attente :

• dépôt de dossiers ;
• études ;
• santé ;
• épargne ;
• relations ;
• compétence professionnelle de longue haleine.

Commencer tôt ne veut pas dire consacrer immédiatement toute sa vie à la tâche. Il suffit parfois d’ouvrir le processus : prendre rendez-vous, envoyer une demande, faire une première séance, mettre de côté une petite somme.

Le calendrier ne se met à travailler qu’après le premier geste.

Si une part importante du délai consiste en attente, l’action principale est de lancer le calendrier le plus tôt possible.

Dans un an, on sera dans un an de toute façon. Simplement sans la réponse, sans la langue, sans la rééducation commencée.

Si le résultat exige du temps calendaire, il est utile de lancer au plus tôt ce calendrier précisément :

• déposer une demande ;
• se mettre dans la file ;
• ouvrir un compte d’épargne ;
• entamer les démarches ;
• commander une pièce rare ;
• s’inscrire à un cours ;
• planter un arbre.

Après quoi l’attente cesse d’être vide.

Bien sûr, tout processus long ne mérite pas d’être lancé. Le temps d’attente ne prouve pas la valeur du résultat. Certaines files mènent à des choses dont on n’a pas besoin, et certaines langues sont choisies uniquement par culpabilité envers un beau manuel.

Si la décision est déjà prise et que le principal obstacle reste le délai, repousser ne le raccourcit pas. Cela déplace seulement le début du décompte.

Il est particulièrement utile de séparer les actions qui demandent du travail de celles après lesquelles il ne reste qu’à attendre. Les premières se planifient. Les secondes se lancent.

Une ligne dans une liste a la même allure le jour où on la reçoit et un mois plus tard. La différence, c’est que le jour même on sait encore : l’attestation doit porter un cachet, ce n’est pas le service du personnel qui la délivre mais la comptabilité, et la dame de la comptabilité part en congé le quinze. Un mois plus tard, il reste le mot « attestation » et la certitude que c’est l’affaire de cinq minutes. Cinq minutes partiront effectivement à remplir le formulaire. Trois semaines de plus partiront à retrouver tout le reste.

Une tâche ne s’abîme pas d’elle-même à rester posée. C’est le contexte autour d’elle qui s’abîme : les gens changent de travail, les liens cessent de s’ouvrir, l’accord est mémorisé différemment par chacun. Une tâche fraîche, c’est la tâche plus une documentation gratuite que personne n’écrira ensuite.