“Waarom” in management

— Heb ik je gezegd om dit rapport te maken?
— Ja..
— Heb je het gedaan?
— Nee.
— Waarom?

Stop..

Waarom zou je deze vraag aan je ondergeschikte stellen? Wil je het echt weten?waaromIs er geen rapport gemaakt? Zelfs als u toevallig geïnteresseerd bent.waarachtigeredenen voor het ontbreken van het rapport, hoe dit zal helpen bij de voorbereiding ervan of hoe dit ervoor zal zorgen dat het rapport de volgende keer op tijd wordt voorbereid? Het lijkt nog komischer wanneer de manager zich opwindt en begint te klagen: “Nee, ik vraag je, waarom heb je dit rapport niet gemaakt?”

Hoewel het voor iedereen duidelijk is dat hier sprake is van een banale sociale spel. Gelooft u echt dat een werknemer oprecht zal zeggen: “Sorry, ik ben het rapport vergeten”? In werkelijkheid zal de werknemer zijn gedrag rationaliseren en met een tiental excuses komen die de manager “tevreden” zullen stellen. Het ergste is dat de werknemer zal onthouden dat hij het rapport niet hoeft te maken, maar excuses kan verzinnen. De baas vindt het zo leuk om naar hen te luisteren.

Maar in werkelijkheid waarschuwt de mens die gemotiveerd is en echte redenen heeft waarom het rapport er niet is, u daar van tevoren over. Anders zijn alle genoemde redenen voor het uitblijven van een antwoord verzonnen. Je kunt bijvoorbeeld niet rekenen op de logica van een smoes als “ik had te weinig inkomende informatie” of “ik had geen tijd”. Er is een opdracht, er is een termijn, en die moet gehaald worden. Haal je de termijn niet, meld dat dan van tevoren, zodat men wel of niet op je kan rekenen en beslissingen kan nemen op grond van de gewijzigde omstandigheden.

• Geef een opdracht, of beter nog, “verkoop” de opdracht door ervoor te zorgen dat de uitvoerder zelf zegt wat er gedaan moet worden.
• Vraag de uitvoerder wanneer het kan worden uitgevoerd.
• Vraag nogmaals of hij/zij het op tijd zal halen.
• Een deadline voor deze datum stellen.
• Op de tijdstippen 0,3 en 0,7 van de deadline, ga langs en vraag hoe het gaat en of er hulp nodig is.

En als we nu specifiek in een situatie zitten waarin iemand wil uitbarsten met een “Waarom”. Natuurlijk is het niet verstandig om te schreeuwen met spuug “zwijg, ik vraag jullie” of “het interesseert me niet waarom dit niet gedaan is!” Het is beter om het gesprek op een andere manier te voeren (zonder spot, zachtjes, niet “over de tafel”, maar zittend aan de hoek van een vergadertafel, met een potlood om dingen toe te lichten):

— Zeg, Sergei, op welke manier zou het hebben van dit rapport mij helpen?
— Bla-bla (hier en verder, als iemand traag is met antwoorden — uitleggen met visualisatie)
— Ziet u uw interesse in zijn voorbereiding? Waarom heeft u hem nodig?
— Bla-bla
— Waarom is hij nodig voor het bedrijf?
— Bla-bla
— Hoe ziet u uw eigen betrokkenheid bij het succes van het bedrijf?
-Bla-bla
— Kunt u de volgende keer het rapport op tijd voorbereiden?
— Bla-bla
— Ah, wanneer kunt u dit rapport afmaken (als u het nog nodig heeft)?
— Bla-bla
(Op dit punt zal de ondergeschikte zelf excuses beginnen te verzinnen of echte redenen aan te voeren.)
— Ik vraag u vriendelijk om me de volgende keer van tevoren op de hoogte te stellen van alle problemen die zich voordoen bij het opstellen van het rapport. Dit is beter voor u, voor mij en voor het bedrijf. We moeten op elkaar kunnen vertrouwen en op elkaar kunnen rekenen. In de keten mag er geen zwakke schakel zijn.

De laatste zin, vriendelijk, rustig en met een glimlach gezegd, niet als een bedreiging, maar als een uitleg, zal de sterkste van alle mogelijke “koude douches” zijn die een ondergeschikte kan krijgen. Gebruik het daarom na de tweede fout, als een rustige uitleg na de eerste niet heeft geholpen.

— Goed, we beschouwen de kwestie als afgehandeld. Ik wacht op uw rapport voor ____. Gelieve het volgende rapport op tijd voor te bereiden. U heeft toch alle middelen hiervoor?

P.S. Kijk hoe de SS-standartenführer Hans Landa zich gedraagt in de film van Quentin Tarantino “Inglourious Basterds”.