Eerst sorteren

Als er te veel taken zijn, is de natuurlijke reactie om alles dringend te verklaren. Daarna bevat het woord „dringend” geen informatie meer en wordt het werk gedaan op volgorde van het volume van wie erom vraagt.

Triage is het vooraf sorteren op toestand, urgentie, mogelijke opbrengst en beschikbare middelen. Het is ontstaan in de geneeskunde en de oorlogschirurgie, maar het beginsel is veel breder toepasbaar.

Voor elke taak is het nuttig te beoordelen:

• wat er gebeurt bij uitstel;
• wanneer de onherstelbare schade intreedt;
• hoeveel tijd er werkelijk is;
• wat het resultaat waard is;
• hoe groot de kans op succes is;
• hoeveel middelen er nodig zijn;
• of er ander werk van afhangt;
• of het probleem later, goedkoper of anders opgelost kan worden.

Daarna vallen taken niet alleen uiteen in „doen” en „niet doen”.

Sommige vragen nu om actie. Sommige kun je op een concrete datum zetten. Sommige moet je overdragen. Sommige moet je in de gaten houden. Sommige hebben hun zin al verloren. Sommige zijn met de beschikbare middelen niet te helpen, en verdere inspanning haalt alleen middelen weg bij wie nog wel te helpen is.

Die laatste categorie is bijzonder onaangenaam. Maar weigeren de grenzen te erkennen schept geen extra mogelijkheden. Het verdeelt het tekort aan middelen alleen willekeurig.

Dringende taken bestaan echt. Een brand wordt niet minder dringend door een filosofische houding tegenover de kalender. De fout is urgentie als enig criterium te nemen.

Een klein dringend probleem kan minder belangrijk zijn dan een grote taak met een deadline over een week. Wie altijd alleen op het dichtstbijzijnde signaal reageert, geeft langlopend werk nooit middelen, totdat het zelf in een calamiteit verandert.

Goed sorteren neemt het tijdgebrek niet weg. Het maakt de beslissing zichtbaar aan wie die tijd toevalt. Dat is precies wat we gewoonlijk prioriteiten noemen als we het woord „weigering” liever niet gebruiken.

Bronnen en verder lezen

Parkinson, C. N. (1955, November 19). Parkinson’s law. The Economist.

Gollwitzer, P. M. (1999). Implementation intentions: Strong effects of simple plans. American Psychologist, 54(7), 493–503. https://doi.org/10.1037/0003-066X.54.7.493

Ariely, D., & Wertenbroch, K. (2002). Procrastination, deadlines, and performance: Self-control by precommitment. Psychological Science, 13(3), 219–224. https://doi.org/10.1111/1467-9280.00441

Mark, G., Gudith, D., & Klocke, U. (2008). The cost of interrupted work: More speed and stress. In Proceedings of the SIGCHI Conference on Human Factors in Computing Systems (pp. 107–110). Association for Computing Machinery. https://doi.org/10.1145/1357054.1357072

Steel, P. (2007). The nature of procrastination: A meta-analytic and theoretical review of quintessential self-regulatory failure. Psychological Bulletin, 133(1), 65–94. https://doi.org/10.1037/0033-2909.133.1.65

Aanschouwelijk in een week waarin alles dringend is. Maandag gaat de printer stuk, dinsdag eist een klant vandaag nog antwoord, woensdag komt er een mail met het label „belangrijk” van iemand die dat label altijd zet. Tegen vrijdag is dat allemaal gedaan, en aan de kwartaalberekening met een deadline over tien dagen is nog niet begonnen. Over tien dagen wordt dat de volgende calamiteit — volkomen verdiend.

Het woord „dringend” is handig omdat het geen onderbouwing vraagt. Vragen „wat gebeurt er als het dinsdag wordt” is bijna onbeleefd, en juist daarom bespaart die vraag meer tijd dan welk lijstjessysteem ook. In de helft van de gevallen luidt het antwoord: „niets, ik was alleen bang het te vergeten”.

Deel IV