Спершу сортування
Коли задач забагато, природна реакція — оголосити все терміновим. Після цього слово «терміново» перестає містити інформацію, а робота ведеться в порядку гучності тих, хто звертається.
Тріаж — попереднє сортування за станом, терміновістю, можливою користю і доступними ресурсами. Він виник у медицині та військовій хірургії, але принцип застосовний значно ширше.
Для кожної задачі корисно оцінити:
- що станеться при затримці;
- коли настане незворотна шкода;
- скільки часу є насправді;
- яка ціна результату;
- яка ймовірність успіху;
- скільки ресурсів знадобиться;
- чи залежить від неї інша робота;
- чи можна розв’язати проблему пізніше, дешевше або інакше.
Після цього задачі поділяються не тільки на «зробити» і «не зробити».
Деякі потребують дії зараз. Деякі можна призначити на конкретний строк. Деякі треба передати. Деякі — спостерігати. Деякі вже втратили сенс. Деяким не можна допомогти доступними засобами, і подальші витрати лише заберуть ресурс у тих, кому ще можна.
Остання категорія особливо неприємна. Але відмова визнати обмеження не створює додаткових можливостей. Вона лише розподіляє брак ресурсів випадковим чином.
Термінові задачі справді існують. Пожежа не стає менш терміновою через філософське ставлення до календаря. Помилка — вважати терміновість єдиним критерієм.
Невелика термінова проблема може бути менш важливою, ніж велика задача зі строком через тиждень. Якщо завжди реагувати лише на найближчий сигнал, довгострокова робота ніколи не дістане ресурсів, поки сама не перетвориться на аварію.
Добре сортування не усуває браку часу. Воно робить явним рішення, кому цей час дістанеться. Саме це ми зазвичай і називаємо пріоритетами, коли не хочемо вживати слово «відмова».
Джерела і подальше читання
Parkinson, C. N. (1955, November 19). Parkinson’s law. The Economist.
Gollwitzer, P. M. (1999). Implementation intentions: Strong effects of simple plans. American Psychologist, 54(7), 493–503. https://doi.org/10.1037/0003-066X.54.7.493
Ariely, D., & Wertenbroch, K. (2002). Procrastination, deadlines, and performance: Self-control by precommitment. Psychological Science, 13(3), 219–224. https://doi.org/10.1111/1467-9280.00441
Mark, G., Gudith, D., & Klocke, U. (2008). The cost of interrupted work: More speed and stress. In Proceedings of the SIGCHI Conference on Human Factors in Computing Systems (pp. 107–110). Association for Computing Machinery. https://doi.org/10.1145/1357054.1357072
Steel, P. (2007). The nature of procrastination: A meta-analytic and theoretical review of quintessential self-regulatory failure. Psychological Bulletin, 133(1), 65–94. https://doi.org/10.1037/0033-2909.133.1.65
Наочно на тижні, де все термінове. У понеділок ламається принтер, у вівторок клієнт вимагає відповідь сьогодні, у середу приходить лист із позначкою «важливо» від людини, яка ставить цю позначку завжди. До п’ятниці все це зроблено, а квартальний розрахунок зі строком через десять днів не почато. Через десять днів він стане черговою аварією — цілком заслуженою.
Слово «терміново» зручне тим, що не потребує обґрунтування. Запитати «що станеться, якщо це буде у вівторок» майже нечемно, і саме тому таке питання заощаджує більше часу, ніж будь-яка система списків. У половині випадків відповідь звучить так: «нічого, просто я боявся забути».
Частина IV