Plannen vanaf het einde
Een groot doel wordt begrijpelijker als je bij de laatste stap begint.
Besliskundige Gary Klein stelde een eenvoudige methode voor — de premortem, de „voorafgaande lijkschouwing”. Het team stelt zich voor dat het project al is mislukt, en iedereen noteert onafhankelijk de meest waarschijnlijke oorzaken. Een denkbeeldige mislukking neemt de sociale plicht weg om optimist te zijn: het risico heeft zich als het ware al voorgedaan, het enige wat rest is uitleggen waar het vandaan kwam.
Dit is geen profetie en geen uitnodiging tot somberheid. De methode is juist nuttig vóór het werk begint, wanneer een gevonden oorzaak nog is om te zetten in extra tijd, een extra controle of het afzien van een slechte constructie.
Wat moet er op het moment van voltooiing bestaan? Wie moet het resultaat aanvaarden? Aan welke voorwaarden moet vlak daarvoor zijn voldaan? Wat is nog eerder nodig?
Achterwaarts plannen helpt afhankelijkheden op te sporen, echte termijnen, kritieke besluiten, late handelingen die vroeg gestart moeten worden, en punten waarna de route wijzigen duur wordt.
Het loont niet alleen een kalender op te stellen, maar ook een budget. De prijs van een project omvat een reserve, onderhoud en de kosten van je eigen tijd.
Daarbij mag de berekening geen valse precisie zijn. Verre etappes ken je slechter dan nabije. Daarom bevat een plan bandbreedtes en herzieningspunten.
Een goede volgorde:
1. het resultaat bepalen;
2. het criterium voor gereedheid vaststellen;
3. de afhankelijkheden uiteenleggen;
4. de middelen inschatten;
5. een reserve toevoegen;
6. de eerstvolgende handeling aanwijzen;
7. herzien zodra er nieuwe informatie is.
De omgekeerde volgorde haalt allereerst de termijnen naar boven die niet naar ons luisteren. Om in september de woning in te trekken, moet de keuken in juni besteld zijn: er wordt acht weken aan gewerkt. Om de keuken te bestellen heb je exacte maten nodig, dus moeten de muren al vlak zijn. Om de muren vlak te maken moet je weten waar de bedrading loopt, en dat wordt samen met de opstelling van de apparatuur besloten. In de voorwaartse volgorde begint iemand met het kiezen van behang, omdat behang begrijpelijker en prettiger is en je er geen onbekenden voor hoeft te bellen.
Plannen vanaf het einde is onaangenaam doordat het geen werk blootlegt, maar een wachtrij. Meestal blijkt dat de langste etappe enige tijd geleden had moeten beginnen.
Plannen vanaf het einde betekent niet alleen voor de finale leven. Het staat een mooi doel eenvoudigweg niet toe het ontbreken van een weg te verbergen.
Bronnen en verder lezen
Franklin, B. (1772, September 19). Letter to Joseph Priestley [Letter].
Locke, E. A., & Latham, G. P. (1990). A theory of goal setting and task performance. Prentice Hall.
Arkes, H. R., & Blumer, C. (1985). The psychology of sunk cost. Organizational Behavior and Human Decision Processes, 35(1), 124–140. https://doi.org/10.1016/0749-5978(85)90049-4
Buehler, R., Griffin, D., & Ross, M. (1994). Exploring the “planning fallacy”: Why people underestimate their task completion times. Journal of Personality and Social Psychology, 67(3), 366–381. https://doi.org/10.1037/0022-3514.67.3.366
Gollwitzer, P. M. (1999). Implementation intentions: Strong effects of simple plans. American Psychologist, 54(7), 493–503. https://doi.org/10.1037/0003-066X.54.7.493
Klein, G. (2007). Performing a project premortem. Harvard Business Review, 85(9), 18–19.
Deel II