Собрания — отрава

Я уже писал о прерываниях. Наихудшим прерыванием являются собрания. И, вот почему:

• Они, как правило, посвящены абстрактным концепциям, словам, а не реальным вещам.
• Они, как правило, предполагают наименее возможную скорость обмена информацией.
• Собрания часто организованы, как программа телепередач. Ты сидишь и ждёшь «своего мультика».
• Собрания выносит с темы обсуждения так же легко, как и «Запорожец» на лысой резине в гололёд.
• Они требуют тщательной подготовки, а большинство людей не имеют времени на это.
• Они зачастую имеют такую развёрнутую повестку дня, что никто на самом деле не понимает цели собрания.
• На собраниях, как правило, присутствует один  муда  альтернативно одарённый человек, который, когда до него дойдёт очередь, будет тратить время всех присутствующих на бессмыслицу.
• Собрания заразны и склонны к регулярности. Одно собрание, ведёт к следующему, которое ведёт к следующему.

Также, к сожалению, собрания организовываются «крупным помолом». Вы откладываете свои дела в сторону на тридцать минут или час, только потому, что  электронные  органайзеры так работают. (Вы никогда не увидите встречу, запланированную при помощи Outlook, которая длилась бы 7 минут.) Слишком плохо. Если решение вопроса требует всего 7 минут, то вам все равно придётся тратить все зарезервированное время. Не стоит растягивать семь минут до тридцати.

Если вы подумаете об этом, то вы увидите, что реальные издержки на собрания просто впечатляют. Предположим, вы собираетесь организовать собрание, которое будет длиться 1 час и на котором будет присутствовать 10 человек. На самом деле это — десятичасовое собрание, а не часовое. Вы ставите на кон 10 часов продуктивной работы ради одного часа собрания. И, вероятно, это даже 15 часов, так как требуется время на переключение между задачами, нужно перестать делать то, что вы делали, сделать что-то, что требуется для собрания, а потом, после собрания, снова начать делать то, на чем вы прервались.

Стоит ли действительно жертвовать 10-15 часами ради одного собрания? Иногда, возможно. Однако, приходится платить достаточно большую цену за это.   Если рассматривать с точки зрения чистых издержек,   такого рода собрания становятся пассивом, а не активом компании. Подумайте о том времени, которое вы на самом деле теряете и спросите себя, стоит ли оно того.

Если вы решите, что вы совершенно точно должны встретиться, попробуйте сделать ваши собрания продуктивными, следуя этим простым правилам:

• Поставьте будильник. Когда он зазвонит — собрание окончено.
• Приглашайте как можно меньше людей.
• Всегда готовьте чёткую повестку дня
• Начинайте с конкретной проблемы
• Встречайтесь в том месте, в котором есть проблема, а не в комнате для совещаний.  Указывайте  на реальные вещи и предлагайте реальные изменения
• Завершайте собрание решением и назначайте кого-то ответственным за его выполнение.