Сначала сортировка
Когда задач слишком много, естественная реакция — объявить всё срочным. После этого слово «срочно» перестаёт содержать информацию, а работа ведётся в порядке громкости обращающихся.
Триаж — предварительная сортировка по состоянию, срочности, возможной пользе и доступным ресурсам. Он возник в медицине и военной хирургии, но принцип применим значительно шире.
Для каждой задачи полезно оценить:
- что случится при задержке;
- когда наступит необратимый ущерб;
- сколько времени есть на самом деле;
- какова цена результата;
- какова вероятность успеха;
- сколько ресурсов потребуется;
- зависит ли от неё другая работа;
- можно ли решить проблему позже, дешевле или иначе.
После этого задачи делятся не только на «сделать» и «не сделать».
Некоторые требуют действия сейчас. Некоторые можно назначить на конкретный срок. Некоторые надо передать. Некоторые — наблюдать. Некоторые уже потеряли смысл. Некоторым нельзя помочь доступными средствами, и дальнейшие затраты только отнимут ресурс у тех, кому ещё можно.
Последняя категория особенно неприятна. Но отказ признать ограничения не создаёт дополнительных возможностей. Он лишь распределяет недостаток ресурсов случайным образом.
Срочные задачи действительно существуют. Пожар не становится менее срочным из-за философского отношения к календарю. Ошибка — считать срочность единственным критерием.
Небольшая срочная проблема может быть менее важна, чем крупная задача со сроком через неделю. Если всегда реагировать только на ближайший сигнал, долгосрочная работа никогда не получит ресурсов, пока сама не превратится в аварию.
Хорошая сортировка не устраняет нехватку времени. Она делает явным решение, кому это время достанется. Именно это мы обычно и называем приоритетами, когда не хотим употреблять слово «отказ».
Наглядно на неделе, где всё срочно. В понедельник ломается принтер, во вторник клиент требует ответ сегодня, в среду приходит письмо с пометкой «важно» от человека, который ставит эту пометку всегда. К пятнице всё это сделано, а квартальный расчёт со сроком через десять дней не начат. Через десять дней он станет очередной аварией — полностью заслуженной.
Слово «срочно» удобно тем, что не требует обоснования. Спросить «что случится, если это будет во вторник» почти невежливо, и именно поэтому такой вопрос экономит больше времени, чем любая система списков. В половине случаев ответ звучит так: «ничего, просто я боялся забыть».
Источники и дальнейшее чтение
Parkinson, C. N. (1955, November 19). Parkinson’s law. The Economist.
Gollwitzer, P. M. (1999). Implementation intentions: Strong effects of simple plans. American Psychologist, 54(7), 493–503. https://doi.org/10.1037/0003-066X.54.7.493
Ariely, D., & Wertenbroch, K. (2002). Procrastination, deadlines, and performance: Self-control by precommitment. Psychological Science, 13(3), 219–224. https://doi.org/10.1111/1467-9280.00441
Mark, G., Gudith, D., & Klocke, U. (2008). The cost of interrupted work: More speed and stress. In Proceedings of the SIGCHI Conference on Human Factors in Computing Systems (pp. 107–110). Association for Computing Machinery. https://doi.org/10.1145/1357054.1357072
Steel, P. (2007). The nature of procrastination: A meta-analytic and theoretical review of quintessential self-regulatory failure. Psychological Bulletin, 133(1), 65–94. https://doi.org/10.1037/0033-2909.133.1.65