Vóór de eerste beweging

Voorbereiding dient er niet toe het begin eindeloos uit te stellen, maar om na vijf minuten niet stil te vallen bij gebrek aan gereedschap.

Karl Weick schreef over de strategie van „kleine overwinningen”: een groot, slecht afgebakend probleem roept hulpeloosheid op, terwijl een kleine, afgeronde verschuiving informatie oplevert en het veld van de volgende beslissing verandert. Een kleine stap is niet waardevol door zijn bescheidenheid, maar doordat het systeem erna al een beetje anders is.

Voorbereiding moet daarom leiden tot de eerste toetsbare beweging. Kun je een project niet op kleine schaal beginnen, dan zijn de delen ervan misschien nog niet van elkaar gescheiden.

Vóór het werk is het nuttig te controleren:

Resultaat

Wat er moet worden opgeleverd en hoe het wordt aangenomen.

Uitgangsgegevens

Of ze toereikend zijn, actueel, en waar ze vandaan komen.

Methode

Of de volgorde duidelijk is en de kritieke etappes bekend.

Middelen

Of er mensen, gereedschap, materialen, toegang en budget zijn.

Tijd

Of er niet alleen genoeg is voor de hoofdhandeling, maar ook voor controle, herstel en wachten.

Omgeving

Of de werkplek veilig is, of de taak er goed uit te voeren is, of er geen voortdurende onderbrekingen zullen zijn.

Bekwaamheid

Welke vaardigheden er al zijn, waar een instructie, opleiding of vakman nodig is.

Een volledige analyse is niet nodig vóór elke kleine taak. Niemand hoeft een projectdossier op te stellen voordat hij een boterham smeert.

De diepte van de voorbereiding hoort te passen bij:

• de nieuwheid;
• de prijs van een fout;
• de onomkeerbaarheid;
• de complexiteit;
• het aantal betrokkenen.

Er bestaat ook het risico van voorbereiding om de voorbereiding. Iemand verbetert zijn werkplek, kiest een programma, leest gereedschapsrecensies en begint nooit aan het werk.

Een goede voorbereiding eindigt in een handeling.

Is er daarna nog altijd absolute zekerheid nodig, dan ligt het probleem waarschijnlijk niet meer aan een gebrek aan informatie.

De keuken heeft dit geformaliseerd in de mise en place: voor de zaal opengaat is alles gesneden, afgewogen, binnen handbereik gezet en is het fornuis warm. Het gaat niet om netheid, maar om het feit dat er tijdens de service geen vrije minuut is om iets te zoeken. Hetzelfde principe geldt bij een installatieklus: een ploeg die zonder één verloopstuk arriveert, staat een hele dag stil, want de winkel ligt veertig kilometer verderop, en zonder dat verloopstuk valt er niets te testen en niets te ondertekenen.

De grens is eenvoudig: de voorbereiding houdt op waar de voorbereiding op de voorbereiding begint. Een geslepen mes helpt bij het koken, het uitzoeken van een derde mes op basis van recensies niet meer, hoewel het net zo voelt en evenveel avonden kost.