Avant le premier mouvement
La préparation ne sert pas à repousser indéfiniment le début, mais à ne pas s’arrêter au bout de cinq minutes faute d’un outil.
Karl Weick a écrit sur la stratégie des « petites victoires » : un problème vaste et mal délimité provoque l’impuissance, alors qu’un petit déplacement mené à terme produit de l’information et modifie le terrain de la décision suivante. Un petit pas ne vaut pas par sa modestie, mais parce qu’après lui le système est déjà un peu différent.
La préparation doit donc mener jusqu’au premier mouvement vérifiable. Si un projet ne peut pas commencer à petite échelle, c’est peut-être que ses parties ne sont pas encore séparées les unes des autres.
Avant de travailler, il est utile de vérifier :
Le résultat
Ce qui doit être obtenu et comment ce sera accepté.
Les données de départ
Sont-elles suffisantes, à jour, et d’où viennent-elles.
La méthode
La séquence est-elle claire, les étapes critiques sont-elles connues.
Les ressources
Dispose-t-on des personnes, des outils, des matériaux, des accès et du budget.
Le temps
Y en a-t-il assez non seulement pour l’opération principale, mais aussi pour la vérification, la correction et l’attente.
L’environnement
Le poste de travail est-il sûr, la tâche est-elle commode à exécuter, n’y aura-t-il pas d’interruptions permanentes.
La compétence
Quelles aptitudes sont déjà là, où faut-il une notice, une formation ou un spécialiste.
Une analyse complète n’est pas requise avant chaque tâche mineure. Personne n’est tenu d’établir une fiche de projet avant de faire un sandwich.
La profondeur de la préparation doit correspondre :
- à la nouveauté ;
- au prix de l’erreur ;
- à l’irréversibilité ;
- à la complexité ;
- au nombre de participants.
Il existe aussi un risque de préparation pour la préparation. On améliore son poste de travail, on choisit un logiciel, on lit des tests d’outils et on ne commence jamais.
Une bonne préparation se termine par une action.
S’il faut encore, après elle, une certitude absolue, le problème n’est probablement plus le manque d’information.
La cuisine a formalisé cela dans la mise en place : avant l’ouverture de la salle, tout est taillé, pesé, disposé à portée de main, le fourneau est chaud. L’enjeu n’est pas la propreté, mais le fait que pendant le service il n’y a pas une minute de libre pour chercher quoi que ce soit. Même principe sur un chantier : une équipe arrivée sans un seul adaptateur reste immobilisée toute la journée, parce que le magasin est à quarante kilomètres et que sans l’adaptateur rien ne se teste et il n’y a rien à faire signer.
La limite est simple : la préparation s’arrête là où commence la préparation de la préparation. Un couteau affûté aide à cuisiner, choisir un troisième couteau d’après des tests non — même si la sensation est semblable et que cela prend autant de soirées.