De maat van het vat

Werk heeft de gewoonte de tijd te vullen die ervoor is uitgetrokken.

De stelling dat werk alle eraan toegemeten tijd opvult, publiceerde Cyril Northcote Parkinson in 1955 als satirische observatie in The Economist. Hij begon met het verhaal van een oude dame voor wie het versturen van een ansichtkaart aan haar nichtje een dagvullende bezigheid werd: een kaart zoeken, de bril terugvinden, het adres uitkiezen, beslissen of ze een paraplu meenam naar de brievenbus.

Parkinson schreef over bureaucratie, hij ontdekte geen natuurwet. Maar de metafoor bleek taai, want een deadline verandert werkelijk de schaal van wat als werk aanvaardbaar is. Een groot vat hoeft niet vol te lopen — het biedt de inhoud alleen die mogelijkheid.

Krijg je twee weken voor de voorbereiding, dan neigt die twee weken te duren — terwijl er feitelijk twee dagen werk in zit. De eerste twaalf dagen gaan op aan het beseffen van de omvang van de taak, het zoeken naar passende muziek, het verplaatsen van bestanden en een voorzichtige nadering van het onderwerp. Dan komt de avond waarop iemand plotseling ontdekt dat hij tot uiterste concentratie in staat is.

Dat betekent niet dat korte termijnen altijd nuttig zijn. Tijdgebrek verslechtert beslissingen, verdringt de controle en dwingt tot de eerste aanvaardbare oplossing in plaats van de beste. Maar een te ruime termijn is ook niet neutraal: de taak vloeit uit, groeit dicht met overbodige handelingen en eindigt toch vaak in haast.

Daarom loont het onderscheid te maken tussen:

• de officiële deadline;
• je eigen werkdeadline;
• een reserve voor fouten;
• het punt waarna verbetering de kosten niet meer waard is.

Als het rapport op vrijdag klaar moet zijn, kan woensdag de werkdeadline zijn. Donderdag blijft over voor controle, commentaar van anderen en de ontdekking dat een van de bronbestanden final_final_nieuw2 heette.

Een tijdgrens helpt niet alleen om te beginnen, maar ook om te stoppen. Zonder grens kun je een tekst eindeloos redigeren, een berekening eindeloos verfijnen en een woning klaarmaken tot het moment waarop je er eindelijk in mag wonen.

Een taak heeft een vat van de juiste maat nodig. Een te klein vat laat haar overlopen. Een te groot laat haar de hele kast innemen.

Het makkelijkst controleer je dat aan huishoudelijk werk. Schoonmaken voor gasten die om zeven uur komen, duurt precies zo lang als er tot zeven uur over is: met drie vrije uren neemt iemand de plinten af en ruimt hij de la met snoeren op, met veertig minuten schuift hij de rommel de slaapkamer in en doet de deur dicht. De gast merkt het verschil nauwelijks. Erger is iets anders: bij drie uur verlopen de laatste veertig minuten toch in haast, alleen zijn daarvóór de plinten er nog bij gekomen.

Daarom stel je een werkdeadline verstandiger niet vast vanuit de kalender, maar vanuit de omvang. De vraag is niet „wanneer moet het af”, maar „hoeveel werk zit hierin als je niets gaat versieren”. Het verschil tussen die twee getallen is de marge, die ofwel controle wordt, ofwel door de plinten wordt opgegeten.