Не робити

Виробнича мораль учить поважати список задач і доводити кожен рядок до галочки. Тому записана річ швидко дістає статус зобов’язання, навіть якщо перестала мати сенс.

Це хибно. Деякі задачі слід видалити.

Перед початком корисно запитати:

Що станеться, якщо цього не робити?

Можливі різні відповіді:

• нічого;
• прикрість, але прийнятна;
• задачу виконає інша людина;
• ситуація зникне сама;
• результат нікому не потрібен;
• задача підтримує процес, який узагалі час припинити;
• наслідки будуть серйозними.

Лише остання відповідь автоматично робить роботу необхідною. Решта потребує роздумів.

Особливо багато часу забирають задачі, які існують за інерцією: звіт, якого ніхто не читає, зустріч без рішення, таблиця, що дублює іншу таблицю, купівля подарунка зі взаємного страху не купити подарунок, виправлення деталі, яка не впливає на результат, і участь у суперечці, яка переживе всіх учасників.

Відмова від задачі не завжди означає бездіяльність. Іноді треба змінити систему, домовитися з людьми або прийняти наслідки. Але це все одно може бути дешевше за виконання.

Заощадження часу починається не з пришвидшення роботи. Воно починається зі зменшення кількості роботи, яку чомусь вирішили вважати обов’язковою. Найшвидший спосіб виконати непотрібну задачу все ще повільніший, ніж не виконувати її.

Перевіряти краще експериментом, ніж міркуванням. Щотижневий звіт, який забирає три години, можна один раз не надіслати. Далі два результати. Або за день хтось запитає — отже, звіт читають, і варто з’ясувати, кому і які три рядки з нього потрібні. Або не запитає ніхто, і через місяць виявиться, що розсилку отримують одинадцять людей, у чотирьох із них налаштоване правило «в архів», а той, хто колись вимагав звіт, звільнився два роки тому.

Неприємна частина не у витрачених годинах, а в тому, що список задач слугує доказом зайнятості. Скасована задача зменшує не лише роботу, а й видимий обсяг праці. Тому її зазвичай простіше виконувати, ніж захищати її скасування.