Kikker of voorgerecht
De productiviteitscultuur biedt twee tegengestelde rituelen: eerst de onaangenaamste taak doorslikken of eerst op gang komen met de makkelijkste. Beide adviezen klinken universeel, terwijl ze in verschillende toestanden werken — soms op dezelfde dag.
Met het onaangename beginnen is nuttig wanneer:
- de taak belangrijk is;
- het vermijden ervan aandacht opslokt;
- ze een fris hoofd vereist;
- de overige klussen als handige dekmantel dienen;
- de dag er daarna merkbaar eenvoudiger op wordt.
In dat geval kun je de lange lijst beter tijdelijk wegleggen. Kies één taak, schrijf die apart op en draai het blad niet om tot ze af is. Anders ontdekt het brein tussen de overige punten snel de dringende noodzaak om mappen te hernoemen.
Met het makkelijke beginnen is nuttig in een andere situatie:
- de tijd is beperkt;
- de taken zijn onafhankelijk;
- het resultaat wordt beoordeeld op het aantal afgeronde punten;
- een lastige taak kan de hele termijn opslokken;
- je moet in de werkstand komen.
Bij een examen heeft het geen zin een uur te vechten met één mooie vraag en tien eenvoudige onbeantwoord te laten. Aan het begin van een zware dag kan één korte, afgeronde taak de vaart geven voor de volgende.
De vraag is dan niet welk advies waar is. De vraag is welk soort obstakel er ligt.
Als vermijding in de weg zit — eerst het onaangename. Als stilstand in de weg zit — eerst het eenvoudige. Als de tijd beperkt is — eerst wat het meeste oplevert per tijdseenheid. Als één taak het lot van het project bepaalt — eerst die, ook al liggen er twaalf handige kleinigheden naast.
De regel „eet ‘s ochtends de kikker” is nuttig. Maar eerst is het zaak vast te stellen dat het werkelijk om een kikker gaat en niet om een decoratieve taak waaraan wij omwille van de dramatiek belang hebben toegekend.
Wie de verzekeraar moet bellen om een afwijzing aan te vechten, begint de ochtend gewoonlijk met de mail. Mail is legitiem werk: veertig berichten, waarvan acht een antwoord vragen; tegen de lunch is de inbox schoon en is er een gevoel van een productieve dag. Het telefoontje blijft intussen hangen en weegt nu zwaarder dan om negen uur ‘s ochtends, omdat er het gevoel bij is gekomen dat de dag al verbruikt is. Tegen de avond verhuist het telefoontje naar morgen, en morgen begint met dezelfde mail, waarin opnieuw acht berichten zullen zitten.
Het een van het ander onderscheiden lukt met een eenvoudig kenmerk: als het na afloop van de taak niet in de agenda maar in de borst lichter wordt — dan is het een kikker, en die gaat voor. Wordt het alleen in de lijst lichter, dan is het een voorgerecht, en dan wordt zijn plaats bepaald door rekenwerk, niet door dramatiek.