Een gesprek met een doel

Vóór een belangrijk gesprek is het nuttig te weten waarvoor het dient.

Roger Fisher en William Ury stelden in hun boek „Getting to Yes” voor om de mensen van het probleem te scheiden, de belangen van de ingenomen standpunten, en de oplossing van de strijd om één enkele variant. Het Harvard Negotiation Project ontstond niet als school voor elegante druk, maar als poging te begrijpen waarom partijen vast blijven zitten in onverenigbare formuleringen, terwijl hun praktische belangen soms wel degelijk een akkoord toelaten.

Een voorbereid gesprek begint daarom met een doel. Als de een voorspelbaarheid nodig heeft en de ander de vrijheid om zijn agenda te wijzigen, kan de ruzie over wie „andermans tijd respecteert” eindeloos doorgaan. Onderhandelen wordt pas mogelijk nadat de moraal is teruggevertaald in voorwaarden.

Het doel kan van alles zijn: informatie krijgen, een besluit meedelen, een afspraak maken, de verhouding herstellen, een grens stellen, een variant kiezen en toetsen of samenwerking mogelijk is.

Zonder doel verandert een gesprek makkelijk in een reeks vragen die elk nieuwe woorden opleveren, maar het resultaat niet dichterbij brengen.

Een gesprek plannen is nuttig. Een boomstructuur bouwen waarin de ander onmogelijk kan tegenspreken, is al een poging zijn deelname te vervangen door een gestuurd scenario.

Een goede voorbereiding houdt rekening met het eigen minimaal aanvaardbare resultaat, de belangen van de andere partij, de kernfeiten, de vragen waarop je werkelijk antwoord nodig hebt, mogelijke meningsverschillen, de voorwaarden om het gesprek te beëindigen en de tijd om te beslissen.

Sommige vragen zijn inderdaad zinloos.

Is het vlees vers?

De verkoper weet welk antwoord verwacht wordt.

Beter is het om naar toetsbare dingen te vragen:

Wanneer is het binnengekomen?

Hoe is het bewaard?

Mag ik het etiket zien?

Vragen met „waarom” en „waartoe” zijn niet zinloos, maar kunnen als een beschuldiging klinken:

Waarom heb je dat gedaan?

Soms weet iemand het niet of verzint hij ter plekke een verklaring. Nuttiger is het proces uit te vragen:

Wat ging er aan het besluit vooraf?

Welke mogelijkheden heb je overwogen?

Wat verwachtte je te bereiken?

Zo ontstaat materiaal in plaats van verdediging.

Het doel van een gesprek is niet dat de ander geen enkele keer tegenspreekt. Als er geen tegenwerpingen zijn omdat alle wegen ernaartoe vooraf zijn afgesloten, kan de instemming meteen na afloop van de bijeenkomst verdwijnen.

Een stevige afspraak doorstaat de vraag:

Wat past jou hieraan niet?

Een standpunt vertalen naar een belang ziet er saai uit en werkt meestal. De huurder eist huurverlaging, de eigenaar weigert — verder valt er niets te bespreken. Blijkt dat het de huurder niet om het bedrag gaat maar om het feit dat hij op de vijfde moet betalen terwijl zijn loon op de tiende binnenkomt, en dat het de eigenaar om voorspelbare inkomsten gaat, dan past de oplossing in één zin en kost niemand een cent. Beide partijen waren er intussen van overtuigd dat ze over geld ruzieden, en beide waren bereid uit elkaar te gaan.

Een standpunt is één oplossing die een partij al voor iedereen heeft gekozen. Zolang er over standpunten wordt gesproken, zijn er precies twee opties, en beide zijn van iemand. Belangen brengen de overige terug in het gesprek.